Hoe continue feedback het beoordelingsgesprek overbodig maakt

Traditionele beoordelingscycli gaan te veel uit van wantrouwen, vindt Jan Tjerk Boonstra. ‘Je moet met elkaar praten zodra dat nodig is.’

Traditionele beoordelingscycli gaan te veel uit van wantrouwen, vindt HRM-specialist Jan Tjerk Boonstra. ‘Je moet met elkaar gaan praten zodra dat nodig is. Dat is geen cyclus, dat doe je ook privé niet.’

Wereldwijd voelt slechts 13 procent van werknemers zich betrokken bij hun werk, stelde het Amerikaanse onderzoeksbureau Gallup jaren geleden al vast. Volgens hun ‘State of the Global Workplace’ is het in Nederland zelfs nog slechter gesteld. Werknemers in ons land zijn het minst betrokken van alle West-Europese landen. Met 80 procent ‘not engaged’ en slechts 9 procent betrokken bij het werk zouden alle alarmbellen af moeten gaan.

Maar dat gebeurt over het algemeen niet. Jan Tjerk Boonstra, al 36 jaar actief in human resource management, ziet dat het ondanks de verontrustende cijfers toch ‘business as usual’ is op de werkvloer. ‘Om mij heen zie ik een wereld van verschil tussen wat we zeggen en wat we doen’, zegt Boonstra. Sommige organisaties kennen het belang van performance management vanuit het idee dat mensen hun werk zo goed mogelijk moeten kunnen doen, maar de meerderheid blijft hierin achter. ‘Managen wordt in die organisaties gezien als aansturen, controleren. Eigenlijk zeg je dan: ik kan mijn mensen niet vertrouwen, dus moet ik ze controleren.’

Continue feedback
Het jaarlijkse ritueel van doelen stellen, een tussentijds functioneringsgesprek en de eindejaarsbeoordeling geeft houvast, maar voegt niets toe, vindt Boonstra. ‘Ik vind dat geen HR en geen cyclus. Je moet met elkaar gaan praten zodra dat nodig is. Dat is geen cyclus, dat doe je ook privé niet. Als het een rommeltje is zeg je: opruimen. Mensen worden murw gemaakt als ze geen aandacht krijgen, geen complimenten, geen vertrouwen.’

‘Hoor je nog bij een organisatie of heb je een hybride arbeidsrelatie?’

Hoe verder met feedback?
In veel organisaties nadert het ‘eindejaarsgesprek’. In een reeks artikelen onderzoekt Intermediair Magazine het nut en de functie van beoordelen en feedback geven. In het eerste artikel was er aandacht voor de traditionele beoordeling en de juridische kant daarvan. In het volgende nummer bekijken we een aantal apps en digitale platformen die verder gaan dan pluimpjes geven en een basis bieden voor moderne vormen van beoordeling.

Dat de behoefte aan een frequente terugkoppeling groeit, heeft volgens Boonstra alles te maken met de snel veranderende manier van werken. ‘De speed of life, ons levens- en werktempo is ontzettend omhoog gegaan. Dat is één. Verder is het leven ook veel minder voorspelbaar, en dat maakt dat veel plannen en langetermijnafspraken niet heel zinvol meer zijn. Daarnaast veranderen organisaties doordat ze veel opener worden. Hoor je nog bij een organisatie of heb je een hybride arbeidsrelatie, waarbij je werkt voor meer dan één baas? Ook had je vroeger een strak afgebakende taak. Nu werk je veel meer aan een opdracht of een project. De vijfde factor is afstand en tijd. Tegenwoordig zit je niet meer op een vaste plek, nu kun je ook thuis aan het werk zijn of op de rand van het zwembad. We werken niet meer locatie- of tijdgebonden. Dat is een wereld van verschil.

‘Dit betekent dat als je wilt weten of je het goed doet, je dit met je opdrachtgever moet afstemmen. Als je dan op de rand van dat zwembad zit, moet je die feedback op een andere manier organiseren. De verantwoordelijkheid daarvoor is dus veel meer bij de werknemer komen te liggen.’

‘Geef mensen vertrouwen. Dat vraagt dus eigenlijk om géén management’

Faciliteren
Organisaties die ingericht zijn op controle, gaan te veel uit van wantrouwen, stelt Boonstra. ‘Daar zijn managers neergezet vanuit een verkeerd paradigma. Ze kunnen controleren, maar niet coachen en niet empoweren. Terwijl ze moeten faciliteren in plaats van controleren.’ Volgens hem moet je ervan uitgaan dat mensen het goed willen doen in hun werk, omdat ze daar plezier aan ontlenen. ‘Je wilt dan niet lastiggevallen worden door managers die niets met de inhoud van je werk te maken hebben.’

Boonstra haalt een uitspraak aan van René ten Bosch, de denker des vaderlands. ‘Tijdens een spreekbeurt zei hij: “Vertrouwen is prachtig, mensen, en het is gratis. Controle kost bakken vol met geld.” Bedenk hoeveel in een organisatie is gericht op controle: staf, management, de controller. Volgens mij zit de oplossing in loslaten. Geef mensen vertrouwen en zet ze in hun waarde en kracht. Dat vraagt dus eigenlijk om géén management.’

Hoe dat dan moet met de beoordeling? ‘Een cultuur van continue feedback maakt dat het veel sneller boven tafel komt als iemand het niet goed doet. Juist in oude organisatieculturen kan dat jarenlang verscholen blijven’, zegt Boonstra. Beoordelen is door toegenomen complexiteit ingewikkelder geworden en tijdrovender. ‘Met continue feedback is dat ingebed in de bedrijfscultuur en niet in een HR-cyclus die naast het dagelijkse werk staat. En mocht iemand zand in de raderen gooien, dan ga je het gesprek aan en bouw je alsnog een dossier op.’

Publicatie: interview met Jan Tjerk BoonstraIntermediair, Siebe Schootstra,  2018

Top