Digitale tools voor continue feedback

Waarom praten we maar één keer per jaar over ons functioneren, terwijl we iedere dag moeten presteren? Tools voor feedback, engagement en performance management doen hun intrede bij organisaties die hun medewerkers verantwoordelijkheid durven geven.

Tools voor feedback doen hun intrede bij organisaties die hun medewerkers verantwoordelijkheid durven geven

Meetbaarheid van resultaten is niet zozeer van belang voor controle door het management, maar juist voor het vergroten van betrokkenheid bij medewerkers en teamleden. Hoogopgeleide professionals verlangen keuzevrijheid en flexibiliteit bij het inrichten van hun werkzaamheden. Die ruimte voor eigen verantwoordelijkheid vereist heldere organisatiedoelen en regelmatig werkoverleg, los van tijd of plaats.

Tussentijdse terugkoppeling van resultaten houdt medewerkers betrokken en teams op koers. Ontbreekt het hieraan, dan ligt bore-out op de loer en wordt burn-out een risico. Het vasthouden van ‘high potentials’ is voor menig organisatie een grote uitdaging.

De opkomst van digitale tools om dit te ondersteunen is daarom niet verwonderlijk. Bedrijven vragen erom. ‘We zijn nog steeds niet goed in staat om elkaar op resultaten aan te spreken’, zegt Jan Tjerk Boonstra van de Human Capital Group. ‘Aanspreken heeft een negatieve connotatie, omdat negatieve ervaringen vijf keer zo veel impact hebben als positieve. Ze blijven langer in je geheugen zitten. Terwijl feedback bedoeld is om elkaar beter te maken.’

Bij de meeste organisaties zit het niet in de cultuur om behaalde prestaties te bespreken om er beter van te worden. Bij bedrijven waar mensen het kapitaal vormen, zou performance management centraal moeten staan. ‘Deze manier van denken staat eigenlijk nog in de kinderschoenen’, zegt Boonstra. ‘De performance van medewerkers, eigenaarschap, talenten mogen en kunnen gebruiken en het geven van vertrouwen, het denken hierover komt nog maar net op gang.’

Interactie en engagement
Het geven van pluimpjes kan op allerlei manieren en sommige applicaties nodigen daar ook toe uit. Slack, Asana, maar ook e-mail en WhatsApp maken snelle communicatie mogelijk. ‘Maar nadeel van al die kanalen is de versnippering’, aldus Boonstra. ‘Met online tools wordt feedback gedeeld in de context van projecten en organisatiedoelen.’ Dan wordt een duimpje ook meer dan een pluim. Feedback vormt dan een bijdrage aan de uitvoering van projecten en vergroot de verbondenheid. Bovendien is de gedeelde informatie terug te vinden en beschikbaar voor evaluatie en beoordeling achteraf.

Hulpmiddelen zoals Intuo, TruQu en Impraise faciliteren dat proces. Jorn Vanysacker, Chief Marketing Officer bij Intuo: ‘Performance- en talent-managementsoftware kun je niet opleggen. Het wordt alleen geadopteerd door werknemers binnen de organisatie als de meerwaarde duidelijk wordt gevoeld.’ Intuo is gericht op performance, engagement en persoonlijke ontwikkeling. Doelen zijn vast te leggen op het niveau van de organisatie, een team of de medewerker zelf. Prestaties worden aan de hand van key results meetbaar. Vraag en antwoord verdiepen de feedback en nodigen uit tot verbetering. ‘Je verhoogt de transparantie in de organisatie’, zegt Vanysacker, ‘en je maakt resultaten van teams en medewerkers zichtbaar.’

‘Het wordt alleen geadopteerd door werknemers als de meerwaarde duidelijk wordt gevoeld’

Digitale platformen
In veel organisaties vindt het rituele ‘eindejaarsgesprek’ plaats. In een reeks artikelen onderzoekt Intermediair Magazine het nut en de functie van beoordelen en feedback geven. Lees terug: Werknemers zijn helemaal klaar met het traditionele beoordelingsgesprek en Hoe continue feedback het beoordelingsgesprek overbodig maakt. In dit artikel staan digitale platformen die directe feedback mogelijk maken centraal. Performance-managementtools brengen doelen, prestaties, ervaringen en ideeën in één omgeving samen, voor het plannen, bewaken en meetbaar maken van werkzaamheden in teamverband en op persoonlijk niveau. Door de voortdurende interactie en feedback ontstaat inzicht in het functioneren van teams en medewerkers. Dit gedocumenteerde proces kan de basis vormen voor het juridisch gewenste jaarlijkse beoordelingsgesprek.

Strategische keuze
‘Je gaat dingen pas gebruiken als ze echt helpen’, zegt Boonstra. ‘Als het helpt om doelen te realiseren of omdat het helpt om als team te leren. De stimulans van feedback moet echt gevoeld worden, want anders wordt het een kunstje duimpjes rondsturen.’ In een organisatie moet een congruente, authentieke cultuur van leren en verbeteren zijn, vindt Boonstra. ‘Met een hulpmiddel waarmee je werk kunt plannen en waarmee je informatie makkelijk kunt delen, wordt voorzien in de behoefte om regie te nemen en om wendbaarder en sneller te kunnen opereren.’

Moderne organisaties willen ‘agile’ worden: wendbaar, flexibel, snel. Met het in huis halen van Intuo, TruQu of Impraise zal dat niet vanzelf gaan. Intuo begeleidt daarom de implementatie bij klanten met advies en met workshops voor de gebruikers. Vanysacker: ‘Het moet een strategische keuze zijn, gedragen door het management.’ Boonstra ziet daar een groot gemis. ‘Performance management is een van de belangrijkste voorspellers van productiviteit’, zegt hij. ‘Wonderlijk dat het niet bovenaan de agenda staat.’

Feedbackcultuur
Tools voor het ondersteunen van feedback zijn er in soorten en maten. Met door vraag en antwoord terugkoppelen van (team)prestaties en opgedane ervaring kunnen medewerkers van elkaar leren. Behalve het creëren van een cultuur voor opbouwende feedback, helpen de tools de betrokkenheid van medewerkers inzichtelijk te maken voor elkaar en voor het management.

Sommige tools ondersteunen ook de persoonlijke ontwikkeling, met leerdoelen en tijdpaden. Mas Lubbers, CEO bij Presenter over Intuo: ‘Een feedbackcultuur begint bij je managementteam. Als je management niet mee wil, dan brengt een tool je geen meter verder. Een tool als Intuo is slechts een middel om tot de gewenste cultuur te komen.’

‘Performance management is een van de belangrijkste voorspellers van productiviteit’

Publicatie: Interview met Jan Tjerk Boonstra – Hoe continue feedback het beoordelingsgesprek overbodig maakt, Siebe Schootstra, Intermediair, 2018

Top