Ontwikkelen zelforganisatie in de langdurige zorg

Onze klant biedt een breed pakket van kwaliteitszorg aan ouderen: wonen, zorg en welzijn. Aan huis en in zorgcentra. Zij had te maken met de decentralisatie van de zorg. De organisatie had de wens beter in te kunnen spelen op de verschillende lokale situaties en cliënten betere zorg en welzijn te bieden. Zij wilde dit bereiken door medewerkers meer eigenaarschap en invloed te geven. Onze klant hoorde steeds meer ervaringen met klantgerichtere en efficiëntere zorg via zelfsturende teams.

De oorspronkelijke vraag van de bestuurder aan Human Capital Group was om te helpen met het implementeren van het concept van zelfsturende teams. We zijn gestart met kijken naar de situatie, de klanten, de trends en de medewerkers. Hulpmiddel hiervoor was een goed basisverhaal; een logische en samenhangende redenering waarom de organisatie zou veranderen, waartoe (de doelen) en wat houdt het precies in?

In de eerste fase is met het managementteam een aantal stappen doorlopen:
1. Een scan met verschillende organisatievormen gesorteerd naar mate van flexibiliteit of wendbaarheid: waar staat de organisatie nu en waar wil zij naartoe? Door dit concreet te maken, werden ook de verschillen van mening inzichtelijk en bespreekbaar.
2. Een impactanalyse van de gekozen organisatievorm: wat betekent het voor de top, het middenkader, de uitvoerende teams en de ondersteunende diensten? Het ging hierbij om de visie op de organisatie, de besturingsfilosofie, de cultuur/onderstroom, overtuigingen en gedrag.
3. Het ontwikkelen van een basisverhaal; een logisch, overtuigend en inspirerend verhaal om mensen in beweging te krijgen.

In de tweede fase zijn dezelfde stappen doorlopen met een mix aan personeelsleden uit de organisatie.
Mensen uit alle geledingen werden uitgedaagd om kritisch tegengeluid te laten horen.

Gezien het feit dat deze organisatie niet blanco begint, maar een lange historie heeft, is gekozen voor het model van zelforganisatie. Er bleven middenkadermanagers, maar met een grotere span of control. Teams kregen meer ruimte om keuzes te maken. Teamcoaches waren nodig om teams, managers en ondersteunde diensten te begeleiden. Daarbij hebben we gebruik gemaakt van een bekend en goed onderbouwd teamontwikkelingsmodel.

Om de beste werkwijze en de impact hiervan goed te bepalen, is gestart met drie pilots in de thuiszorg. Uit de evaluatie is een goede werkwijze gekomen die vervolgens in de hele thuiszorg is geïmplementeerd.

Human Capital Group heeft dit proces vanaf het begin begeleid, gedurende een periode van 1,5 jaar. Wij waren erop gericht om de kennis over zelforganisatie en zelfsturing bij de klant te borgen. Door enerzijds onze kennis over te brengen, maar ook door ervaringen van andere organisaties in de langdurige zorg in te brengen. Op basis van de goede resultaten bij de thuiszorg besloot de bestuurder deze werkwijze ook te implementeren bij beschermd en verzorgd wonen. Dat gebeurde in gewijzigde vorm, omdat de situatie daar weer verschilt van thuiszorg. De implementatie daarvan is verder door de klant zelf gedaan.