DE WEEK VAN REINIER: EEN KIJKJE IN DE WERKWEEK VAN EEN ORGANISATIEADVISEUR

Maandag 15 juni 2020

De dag begint met de wekelijkse call via MS Teams met ons MT, dat doe ik vanuit mijn werkkamertje op zolder. Die wekelijkse call hebben we in het begin van de coronacrisis ingesteld om goed contact te houden met elkaar en met de business.

Daarna had ik een interview via Google Meet in het kader van een organisatiediagnose bij een klant. Ik spreek dat kort na met mijn collega Jana Verschoor.

Vervolgens bereid ik de stuurgroep van woensdag voor. Ik ben projectleider van een groot strategisch project (bestaande uit 7 deelprojecten) dat gaat om de modernisering van een belangrijk deel van onze dienstverlening. Ik leg de laatste hand aan de voortgangsrapportage en ik kijk wat de deelprojectleiders hebben aangeleverd aan projectplanning tot september. Wij hebben een plan op hoofdlijnen en kijken steeds per periode van 2-3 maanden welke resultaten we opleveren, wie daaraan werkt en hoeveel uren daarvoor nodig zijn. Dit betekende 4-5 telefoontjes met collega’s en het scherp krijgen van de vraag die we aan de stuurgroep stellen.

Tussendoor belde een collega om even kort te overleggen/te sparren vanwege een acute klantvraag.

Dan is het ongeveer 12.00 uur en kijk ik nog even naar mijn mail, daarin zitten een paar mails van een klant om de serie gesprekken goed te plannen. Belangrijk om goed aandacht te geven aan de logistiek van een opdracht, zodat alles efficiënt verloopt.

Tegen 12.30 loop ik naar beneden en ga (te) kort lunchen en hoor even aan hoe het mijn jongste dochter is vergaan: eerst om 8.10 een online les (middelbare school) en dan op de fiets naar gym om vervolgens weer thuis toetsen voor te bereiden.

Om 12.45 duik ik in mijn opdracht. Komende dagen hebben mijn collega Jana en ik veel gesprekken bij onze klant, die bereid ik voor. Eerdere gespreksverslagen en desk research verwerk ik tot een leidraad voor de gesprekken.

Om 13.30 heb ik overleg met twee collega’s die op mijn opdracht samenwerken, naast Jana ook Imke Koetsier. We bereiden een gesprek voor van volgende week met drie locatiemanagers en een HR business partner. Veel problemen op vestigingsniveau zijn terug te voeren op organisatiebrede patronen en daar proberen we zicht op te krijgen. We starten met MS Teams, maar lopen vast (mentaal, niet digitaal), ik zou eigenlijk willen brainstormen met brownpaper en post-its. We spreken af dit proces even individueel te doen en na een half uur weer in Teams bij elkaar te leggen. Dat werkt.

Tussendoor moeten we dit proces een kwartiertje onderbreken om te reageren op een mail van de klant, we moeten de planning van gesprekken met medewerkers deze en volgende week aanpassen.

Om 16.00 heb ik een evaluatie van een gesprek dat we met een potentiële klant hebben gehad via MS Teams. Thema was management en talent development, we maken vervolgafspraken.

Tussendoor komt nog een vraag van een klant om te helpen bij een lastige kwestie tussen een aantal personen, we plannen daarvoor een Google Meet dinsdag einde dag.

Tot slot maak ik wat documenten voor een klant af, maak ik een definitieve leidraad voor de gesprekken van morgen en bekijk ik welke mail nu een reactie vergt. Ik maak de stukken voor de stuurgroep af en verzend die. Ik eindig de dag met administratieve klusjes en het bijwerken van mijn actielijst.

Ik sluit de dag af met mijn woon-werkverkeer van zolder naar beneden. Koken, eten en dan maar een eind hardlopen na een dag op zolder te hebben gezeten. Het is heerlijk weer.

Dinsdag 16 juni

De werkdag begint met de dagelijkse MT-call. Vervolgens bereid ik de volgende gesprekken voor in het kader van onze opdracht op één van de locaties. We hebben daarna twee interviews en spreken dat na. Het beeld wordt steeds scherper en we zien hoe ingesleten cultuurpatronen doorwerken, ook als de mensen wisselen.

Daarna moet ik een aantal mailtjes doornemen omdat er verschuivingen zijn in de planning van gesprekken komende twee weken. Noodzakelijk, maar wel een hinderlijke onderbreking.

Even lunchen en bijpraten met de gezinsleden; ondertussen even een de was in de machine gooien en een wifi-probleempje oplossen zodat mijn jongste dochter weer “fijn” online naar school kan.

Rond 13.00 moet ik eerst even mijn achterstallige mail ordenen, zodat er geen belangrijke zaken tussen wal en schip terecht komen. Sommige vragen vergen inhoudelijk wel even aandacht.

Om 13.30 duik ik in mijn andere opdracht; ik lees alle gespreksverslagen door, kijk naar de desk research en probeer een goede analyse te maken. In eerste instantie moeten we het volgende week terugkoppelen aan de manager; een week later aan het management team. Het is zaak om in de veelheid van bevindingen dusdanig scherpte te krijgen dat het MT zelf in beweging komt en er verder mee kan. Dat is altijd een fase van creatief puzzelen met post-its, losse ideeën en tekeningen maken, mijn collega Imke heeft haar ideeën ook al gemaild.

Om 15.30 hebben we een call om die analyse gezamenlijk te maken. Omdat Imke al goed voorwerk heeft gedaan, zetten we een goede stap in ons verhaal.

Om 17.00 een call via Google Meet met een andere klant. Daar steekt de oude cultuur weer de kop op nu de ergste coronacrisis voorbij is. We spreken door hoe ik het gesprek tussen de teamleider en het team kan faciliteren, zodat er een meer productieve samenwerking kan ontstaan.

Woensdag 17 juni

Vandaag voelt mijn werk als een uitje. We kunnen de hele ochtend gebruik maken van een grote flexruimte bij de klant en vier gesprekken voeren op 1,5 meter afstand, je merkt meteen een andere dynamiek. Je kunt beter verbinding maken en interveniëren op lichaamstaal. Het blijft ook altijd interessant hoe mensen die vanuit verschillende expertises samenwerken, zo’n totaal verschillende duiding geven van de werkelijkheid. “De werkelijkheid” bestaat dus eigenlijk niet.

Ik rijd terug naar huis en heb dan de gelegenheid om nog 20 minuten mijn mail bij te werken. Om 14.00 start de stuurgroep waarin we de voortgang van het strategische project bespreken waar ik projectleider van ben (zie maandag). Het is mooi om te zien hoe deze modernisering van een deel van onze dienstverlening vordert en hoe mensen vanuit intrinsieke motivatie de diverse deelprojecten tot resultaat brengen.

We zijn eerder klaar dan gepland en bespreken nog wat zaken die ons bezig houden. Met de nodige grappen en grollen; dat is ook belangrijk, want op afstand werken is vaak super efficiënt, maar de persoonlijke jus is er meestal wel af.

Ben nog even mijn planning van deze en volgende week aan het bekijken en besluit wat te schuiven, omdat alles wel erg vol gepland staat. Bij één van mijn opdrachten zitten we in de fase om een analyse om te buigen naar een presentatie, dat is een creatief proces waar je ruimte voor moet creëren. Soms letterlijk, door even te wandelen en bij jezelf te voelen waar de essentie zit. Valkuil van de hele dag online werken op de zolderkamer is dat ik teveel rationeel, in het hoofd zit. Maar daar maak je meestal niet het verschil mee. Wat ráákt, wat is nu echt wezenlijk, waar draait het nu om? Dat zijn meer ‘trage’ vragen. Daarvoor hoop ik vrijdag meer ruimte voor te hebben.

Om 16.00 uur nog een Google Meet in het kader van mijn opdracht, dat is iemand die vanochtend niet live kon.

Ik rond af met een review van 2 verslagen, de belangrijkste mail en de dagelijkse administratieve klusjes. Het was een dag die energie geeft.

Donderdag 18 juni

Net als gisteren geen tijd voor de dagelijkse MT-call. De hele dag gesprekken bij de klant. Voor het eerst sinds 12 maart een hele dag live gesprekken. Ook deze keer weer samen met mijn collega Jana.

We spreken een enorme variëteit aan mensen, die elk vanuit hun eigen vakgebied en perspectief vertellen hoe ze tegen het werk en de situatie aankijken. Door gesprekken met mensen die er al lange tijd werken, krijgen we zicht op de ontstaansgeschiedenis en hardnekkige patronen. Inzicht en begrip, waarbij je het oordeel in eerste instantie uitschakelt, zijn mooie vertrekpunten.

Ik merk dat de autorit (met radio 1 erbij) ook een moment is voor rust en reflectie. Dat besefte ik mij voor corona niet zo. Maar je kunt toch alles even overdenken en er ontstaan ook ideeën. Ook kun je even wat mensen bellen, waarvan het goed is om even bij te praten. Gek genoeg doe ik dat minder vaak als ik thuis werk. Staat thuis bij mij de calvinistische modus meer aan?

Dat gemijmer wordt onderbroken door een (verwacht) telefoontje van een klant die een belangrijke ontwikkeling wil delen.

Vrijdag 19 juni

De dag start met een fietstochtje naar de tandarts. Om 8.00 periodieke check. Rond 8.45 thuis met mailcheck om afspraken bij klant maandag en dinsdag nog even strak te krijgen en te zorgen dat de ruimtes voldoende zijn gereserveerd om lekker te kunnen doorwerken. Ik denk ook kort na over de juiste thema’s voor ons tweewekelijkse MT, wil die graag weer live doen.

Daarna ga ik aan de slag om alle gespreksverslagen die mijn collega heeft gemaakt te door te nemen.

Er komt een belangrijk telefoontje dat mijn aandacht vraagt. Daar wil en moet ik ook wat mee.

Rond 10.30 kan ik dan aan de slag met de verslagen.

Om 11.00 is er een interview via Google Meet voor mijn opdracht.

Ik merk dat mijn aandacht wat versnipperd raak en besluit te switchen. Ik ga mij in de middag op mijn andere opdracht richten en de terugkoppeling aan die manager voorbereiden, ook dat loopt anders. Er zijn mensen en vraagstukken die ik voorrang wil en moet geven. We richten voor volgende week rond deze thematiek een goed proces in.

Om 15.00 volgt weer een interview voor mijn opdracht via Google Meet. Aansluitend heb ik een gesprek met een collega die graag wil sparren.

Ik rond af met een blik op mijn agenda voor de komende twee weken en maak daarvoor een planning. Ik moet schuiven om het geplande voor vanmiddag op maandag te doen en ik blok twee dagdelen af waarop ik geen afspraken wil, maar waarop ik wil nadenken/reflecteren op mijn opdrachten en wat ik wil terugkoppelen aan de opdrachtgever.

Nog wat administratieve klusjes en dan ga ik het weekend in.

Bedankt voor het lezen! Je kan mij bereiken op het nummer 06 27 88 78 29 of per e-mail RMak@humancapitalgroup.nl 

Top