Officemanager

Introductie

Wij zijn op zoek naar een officemanager die secretariële en administratieve ondersteuning kan bieden aan de Algemeen Directeur, het management, en recruitment.

Future Communication is een jong en bruisend communicatiebureau bestaande uit zo’n zestig communicatieconsultants. ‘Van waarde zijn’ staat centraal in onze visie. Voor klanten, omwonenden en belanghebbenden, maar ook voor onze medewerkers en partners. Dit doen we niet even tussendoor. Wij hebben een filosofie waarbij we ons voor lange termijn verbinden aan klanten en medewerkers om zo een optimaal resultaat te boeken. Door het aangaan van partnerschappen verhogen we de effectiviteit van onze dienstverlening. We werken in teams waarbij onze communicatiespecialisten en (web)redacteuren elkaar helpen en versterken. Wij geloven in het delen van kennis: onderling en met de klant. Wij voelen ons eigenaar van elk communicatievraagstuk. De diensten van ons communicatiebureau zijn omgevingscommunicatie, projectcommunicatie en online & webredactie.

Organisatie



Functie

Doel van de functie: Secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan de Algemeen Directeur, het management, en recruitment

Plaats in de organisatie: De Officemanager rapporteert direct aan de Algemeen Directeur van Future Communication.

Kerntaken:

 Agenda beheer van de Algemeen Directeur: afspraken maken, verzetten, registreren en afstemmen met de Algemeen Directeur, en bewaken van de follow-up van de afspraken.

 Ondersteunen van de recruitmentactiviteiten waarbij representatief klantcontact een must is, zowel mondeling als schriftelijk, intern en extern.

 Contractbeheer (versturen contracten en tevens bewaken of de contracten ondertekend geretourneerd worden).

 Projecten aanmaken in automatiseringssysteem zodat medewerkers hun urenregistratie kunnen bijhouden.

 Mutaties doorvoeren in de automatiseringssystemen.

 Correspondentie voeren: in huisstijl zetten, eenvoudige brieven/contracten en offertes definitief in juiste format zetten, inhoudelijke aangeleverde zaken in juiste format zetten en aanvullen.

 Regelen van promotionele activiteiten en producten.

 Organiseren van overleggen en vergaderingen en personeelsbijeenkomsten.

 Fungeren als centraal aanspreekpunt binnen Future Communication.

 Afhandelen binnenkomend algemeen telefoonverkeer.

 Afhandeling van de post verzorgen.

 Voorbereiden presentaties, congressen en beurzen.

 Zorg dragen voor bestellingen en voorraadbeheer van kantoorartikelen, in overleg met de Algemeen Directeur.

 Accuraat beheren van het (geautomatiseerd) archief, waaronder offertes en contracten.

 Samenwerken (en incidenteel vervanging) met de andere Officemanagers binnen de Future Groep.

 Knelpunten signaleren en voorstellen doen tot verbetering van de dienstverlening.

 Uitvoeren van alle overige werkzaamheden die tot deze functie kunnen behoren.

Functievereisten:

 MBO+/HBO werk- en denk niveau (secretarieel/ administratief)

 Goede kennis van Word, Outlook, Excel en PowerPoint.

 Minimaal drie jaar ervaring in soortgelijke functie bij een commerciële organisatie

 Kennis van detacheringprocessen is een pre.

 Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

 Sociaal vaardige teamspeler.

 Organisatorisch sterk en prioriteiten kunnen en durven stellen

 In staat de organisatie representatief te vertegenwoordigen

 Klantgericht, flexibel, stressbestendig, en ondernemend.

 Minimaal 32 uur per week beschikbaar, de voorkeur gaat uit naar 40 uur.

Inlichtingen

Heb je interesse? Reageer dan middels je cv en motivatie te uploaden via de reageer button. Voor meer informatie neem je contact op Corporate recruiter, Femke Menkveld: 06-11041776 (maandag, dinsdag, donderdag) of algemeen directeur Marcel Baas 06-12146754.